RUNOS ist ein Werkzeug zur Workflow-Automatisierung für Windows. Ein Workflow besteht aus einem Trigger, der ihn startet, und einer Liste von Aktionen, die nacheinander die Arbeit erledigen. RUNOS läuft lokal auf Ihrem Rechner, im Hintergrund im Infobereich der Taskleiste, und ist kostenlos.

Jede Rechnung, die das ERP über den PDF-Drucker in den Ordner C:\RUNOS\Rechnungen druckt, soll als XRechnung an den Kunden gemailt werden.

In RUNOS ist das ein Workflow mit

1. einem File-Trigger, der den Ordner überwacht,
2. einer XRechnung-Aktion, die aus den Rechnungsdaten die E-Rechnung erzeugt und prüft,
3. einer Mail-Aktion (SMTP, MAPI oder Microsoft 365), die sie verschickt.

Jeder Lauf wird protokolliert. Schlägt etwas fehl, landet die Datei im Ordner Failed, Sie werden benachrichtigt und können eigene Fehler-Aktionen ausführen lassen.

• Windows 10 (Version 1809 oder neuer) oder Windows 11, 64 Bit
• Einmalig eine Internetverbindung zur Aktivierung, danach regelmäßig zur Verlängerung der kostenlosen Lizenz
• Für MAPI mit Client: Outlook: das klassische Outlook
• Für Drucke aus Programmen ohne Export: ein PDF-Drucker, siehe PDFPrinter (PDF24)

1. Laden Sie die aktuelle Version von systemberg.de/runos/download herunter. Sie erhalten eine einzelne Datei runos_<Version>.exe.
2. Legen Sie die Datei an einen festen Ort, zum Beispiel C:\Programme\RUNOS\runos.exe, und starten Sie sie. Eine Installation ist nicht nötig.
3. Beim ersten Start fragt RUNOS, ob es anonyme Nutzungsstatistiken senden darf. RUNOS funktioniert in beiden Fällen gleich.

RUNOS läuft nur einmal pro Windows-Sitzung. Wird es ein zweites Mal gestartet, beendet sich die ältere Instanz und die neue übernimmt. Wenn Sie das Fenster schließen, läuft RUNOS im Infobereich der Taskleiste weiter, und Ihre Workflows laufen weiter. Beenden im Tray-Menü stoppt alle Workflows.

RUNOS ist kostenlos. Jede Installation erhält trotzdem eine eigene, an diesen PC gebundene Lizenz:

• Aktivierung: Beim ersten Start mit Internetverbindung aktiviert sich RUNOS selbst. Ohne Internet laufen Workflows für 7 Tage nach dem ersten Start; danach pausieren sie, bis der PC einmal online war.
• Verlängerung: Die kostenlose Lizenz gilt 30 Tage und wird automatisch verlängert, solange der PC zwischendurch online ist (RUNOS prüft etwa einmal am Tag).
• Abgelaufen: Ist die Lizenz abgelaufen, pausieren die Workflows. Workflows und Einstellungen bleiben erhalten, und alles läuft weiter, sobald RUNOS die Lizenz erneuert hat. Eine Datei, die ein File-Trigger während einer Pause findet, bleibt im Ordner und wird danach verarbeitet.
• Systemuhr: Steht die Uhr des PCs deutlich falsch, pausieren Workflows ebenfalls, bis die Uhrzeit korrigiert ist.

Den Status sehen Sie unter Einstellungen → Lizenz, mit der Installations-ID (für den Support) und Jetzt prüfen.

Bei der täglichen Prüfung erfährt RUNOS auch, ob eine neue Version erschienen ist, und zeigt eine Benachrichtigung mit dem Download-Link. Zum Aktualisieren beenden Sie RUNOS über das Tray-Menü, ersetzen die alte .exe durch die neue (gleicher Name, gleicher Ort) und starten RUNOS wieder. Workflows, Konnektoren und Einstellungen liegen im Datenordner und bleiben erhalten.

Was sich in welcher Version geändert hat, steht unter Änderungen.

Links im RUNOS-Fenster liegt die Aktivitätsleiste:

Workflow-Liste: Jede Zeile zeigt Namen und Trigger, die Schaltfläche Starten / Stoppen und die letzten Läufe als Punkte: grün erfolgreich, gelb mit Warnung oder abgebrochen, rot fehlgeschlagen. Ein Klick öffnet den Workflow im Editor; über das Kontextmenü können Sie ihn starten, stoppen oder löschen. Die Reihenfolge ändern Sie per Drag-and-drop.

Workflow-Editor: Er öffnet sich in einem Tab, den Sie auch in ein eigenes Fenster ziehen können.

Protokoll: Jede Zeile hat Zeit, Stufe (Trace, Debug, Info, Erfolg, Warnung, Fehler, Kritisch), Quelle, Titel und Nachricht. Protokoll in Datei speichern exportiert die sichtbaren Einträge als Text oder CSV. Für die Fehlersuche lohnt sich der Filter Trace: Dann sehen Sie, wie jede Variable aufgelöst wurde und welche Parameter jede Aktion bekam.

In diesem Beispiel überwacht RUNOS einen Ordner. Für jedes PDF, das dort landet, öffnet sich eine neue Mail im Mailprogramm, mit dem PDF als Anhang.

1. Öffnen Sie links Workflows, klicken Sie auf Neu, geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel PDF per Mail, und bestätigen Sie mit Erstellen.
2. Fügen Sie im Editor dieses JSON ein und speichern Sie:

{
  "Name": "PDF per Mail",
  "Autostart": false,


  "Trigger": {
    "Type": "File",
    "Name": "Eingang",
    "Parameters": {
      "Pool": "C:\\RUNOS\\Eingang",
      "Filter": "*.pdf",
      "CronExpression": "0/10 * * * * ?"
    }
  },


  "Actions": [
    {
      "Type": "MAPI",
      "Name": "MailOeffnen",
      "Parameters": {
        "Client": "Default",
        "Mode": "Display",
        "To": "kunde@example.com",
        "Subject": "Ihr Dokument vom %DATE%",
        "Body": "Guten Tag,\n\nanbei das Dokument {{FileName}}.",
        "Attachments": "{{FilePath}}"
      }
    }
  ]
}

3. Klicken Sie auf Lauschen und legen Sie ein PDF in C:\RUNOS\Eingang. Nach spätestens 10 Sekunden öffnet sich die Mail.
4. Beenden Sie das Lauschen, setzen Sie "Autostart": true und speichern Sie. Ab jetzt läuft der Workflow dauerhaft, auch nach einem Neustart.

Unter der Workflow-Liste finden Sie Vorlagen. Ein Klick legt einen neuen Workflow mit dem Inhalt der Vorlage an; Kommentare (/* … */) im JSON erklären jede Einstellung.

Ein Workflow ist ein JSON-Objekt. Groß- und Kleinschreibung der Feldnamen spielt keine Rolle. Kommentare /* … */ und // … sind erlaubt.

{
  "Name": "Rechnungen versenden",
  "Autostart": true,
  "InitialData": { "Empfaenger": "buchhaltung@example.com" },
  "Trigger": { "Type": "File", "Name": "Eingang", "Parameters": { "Pool": "C:\\RUNOS\\Rechnungen", "Filter": "*.pdf" } },
  "Actions": [
    { "Type": "SMTP", "Name": "Senden", "Parameters": { "To": "{{InitialData.Empfaenger}}" } }
  ],
  "OnError": [
    { "Type": "SMTP", "Name": "Fehlermail", "Parameters": { "Subject": "Fehler: {{Error.Message}}" } }
  ],
  "TimeoutSeconds": 0,
  "OnErrorPolicy": { "Strategy": "CancelRun" },
  "OnWarningPolicy": { "Strategy": "LogOnly" }
}

Trigger und Aktionen haben denselben Aufbau:

Ein # vor dem Typ schaltet eine Aktion vorübergehend ab: { "Type": "#SMTP", … }.

Jede Aktion legt ihr Ergebnis unter ihrem Namen ab, mit diesem Grundaufbau:

{
  "Name": "Senden",
  "Type": "SMTP",
  "Parameters": { … },
  "Response": { "Results": [ { … } ], "SuccessCount": 1, "ErrorCount": 0 },
  "Meta": { "Host": "PC-BUCHHALTUNG" },
  "Status": { "State": "Completed", "Warnings": [], "Errors": [] }
}

Status.State ist Completed, Failed, Skipped oder Cancelled. Jedes Auslösen startet einen eigenen, unabhängigen Lauf.

In fast jedem Parameter sind Platzhalter erlaubt. RUNOS ersetzt sie unmittelbar bevor die Aktion läuft:

• %…% für Datum, Uhrzeit, Ordner und Umgebungsvariablen. Sie werden zuerst ersetzt.
• {{…}} für Daten aus dem Workflow: Ergebnisse von Trigger und Aktionen, InitialData, Konnektoren.

Ein Platzhalter ist ein Pfad aus Namen, getrennt durch Punkte, z. B. {{RechnungErstellen.Response.Results.FilePath}}. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.

• Steht der Platzhalter allein im Parameter, wird der Wert mit seinem Typ übernommen (ein Objekt bleibt ein Objekt).
• Steht er in einem Text, wird er als Text eingesetzt; Objekte erscheinen als kompaktes JSON. {{!pfad}} liefert immer Text.
• Ein Platzhalter, der nicht aufgelöst werden kann, wird zu leerem Text, mit einer Warnung im Protokoll.

Beispiel: Export_%yyyy%-%MM%-%dd%_%HH%-%mm%.csv → Export_2026-10-08_14-05.csv. Platzhalter dürfen direkt aneinanderstehen (%HH%%mm%%ss%). Ein unbekanntes %…% bleibt stehen.

Die Parameter Body und Signatur der Mail-Aktionen nehmen auch den Pfad einer Text- oder HTML-Datei; Platzhalter darin werden ebenfalls ersetzt. Platzhalter rechnen nicht; für Entscheidungen gibt es IF.

Ein Lauf kann an einer Aktion, am Zeitlimit (TimeoutSeconds) oder schon am Trigger scheitern (Ordner nicht lesbar, fehlerhafter Skriptblock). Dann:

1. Die Fehlerrichtlinie der Aktion entscheidet: wiederholen, überspringen oder den Lauf beenden.
2. Wird der Lauf beendet, laufen die folgenden Aktionen nicht mehr.
3. Die Datei des Laufs wird nach <Pool>\Spooler\Failed\<ID>\ verschoben.
4. Die OnError-Aktionen laufen, mit dem Fehler in {{Error…}}.
5. Gibt es keine OnError-Aktionen oder schlägt eine fehl, zeigt RUNOS eine Benachrichtigung (und auf Wunsch ein Fehler-Pop-up).
6. Der Workflow läuft weiter. Nur CancelWorkflow und die Aktion StopWorkflow halten ihn an.

"OnErrorPolicy": { "Strategy": "RetryThenNotify", "MaxRetries": 3, "InitialDelaySeconds": 5, "BackoffStrategy": "exponential" }

MaxRetries (Standard 0), InitialDelaySeconds (Standard 1) und BackoffStrategy (exponential: 1×, 2×, 4× … oder linear) steuern die Wiederholungen. Die Richtlinie einer Aktion hat Vorrang vor der des Workflows.

OnWarningPolicy gilt für Aktionen, die mit Warnungen enden: LogOnly (Standard), Retry (mit RetryCount und RetryDelaySeconds) oder SkipAction.

OnError ist eine zweite Aktionsliste, die nur läuft, wenn ein Lauf fehlschlägt:

"OnError": [
  {
    "Type": "SMTP",
    "Name": "FehlerMelden",
    "Parameters": {
      "To": "it@example.com",
      "Subject": "RUNOS: {{Error.Workflow}} fehlgeschlagen",
      "Body": "Aktion: {{Error.Action}}\nFehler: {{Error.Message}}\nDatei: {{Error.FileName}}\nZeit: {{Error.Time}}",
      "SmtpServer": "smtp.example.com", "SmtpUser": "runos@example.com",
      "SmtpPassword": "{{connector.Mailserver.Password}}", "From": "runos@example.com"
    }
  }
]

Sind alle OnError-Aktionen erfolgreich, gilt der Fehler als behandelt. OnError-Aktionen nutzen nur ihre eigene OnErrorPolicy; schlägt eine fehl, werden die restlichen übersprungen.

• Ausführen (F5) startet die Aktionen genau einmal, als hätte der Trigger ausgelöst, ohne den Trigger einzuschalten. Bei einem File-Trigger gibt es dabei keine Datei; {{FilePath}} bleibt leer.
• Parametersätze (Pfeil neben Ausführen) sind JSON-Objekte, die über InitialData gelegt werden. So probieren Sie einen Workflow mit verschiedenen Daten aus, ohne das JSON zu ändern. Sie gelten nur für Ausführen.
• Lauschen schaltet den Trigger im Testmodus ein, solange der Tab offen ist. Läuft derselbe Workflow schon aus der Liste, fragt RUNOS, ob er gestoppt werden soll.
• Playground in der Aktivitätsleiste probiert eine einzelne Aktion ohne Workflow aus, z. B. Print mit Vorschau und Testdruck, SMTP mit Testmail oder XRechnung.

Im Protokoll sehen Sie je Lauf TriggerFired, ActionCompleted je Aktion, Fehler und Warnungen sowie eine Summary.

Die Einstellungen öffnen Sie über das Zahnrad unten in der Aktivitätsleiste. Den PDF-Drucker richten Sie in PDF24 ein, siehe PDFPrinter (PDF24).

Zum Sichern beenden Sie RUNOS und kopieren C:\ProgramData\RUNOS\DB. Verschlüsselte Geheimnisse von Konnektoren kann nur derselbe Windows-Benutzer auf demselben PC lesen.

Ist RUNOS kostenlos? Ja, RUNOS ist kostenlos.

Laufen Workflows, wenn niemand angemeldet ist? Nein. RUNOS läuft in der Sitzung eines angemeldeten Benutzers. Für einen PC, der unbeaufsichtigt arbeitet, bleibt ein Benutzer angemeldet (gesperrter Bildschirm ist in Ordnung).

Mein Workflow startet nicht, wenn eine Datei ankommt. Läuft der Workflow (die Liste zeigt Stoppen)? Passt die Datei zu Filter? Überwacht ein anderer Workflow denselben Ordner? Steht im Protokoll eine Lizenzmeldung?

Mein Workflow war plötzlich gestoppt. Durch "Strategy": "CancelWorkflow", eine StopWorkflow-Aktion oder durch Speichern mit "Autostart": false. Die Ursache steht im Protokoll.

Ein Platzhalter bleibt leer. Protokoll mit Filter Trace öffnen: Dort steht, wozu jeder Platzhalter aufgelöst wurde. Häufig: Tippfehler im Aktionsnamen, die Aktion lief noch nicht, oder der Wert steckt unter Response.Results.Body.

Funktioniert RUNOS mit dem neuen Outlook? Das neue Outlook lässt sich von keinem Programm steuern. Senden Sie über Microsoft 365; für das klassische Outlook gibt es MAPI.

Werden meine Rechnungen irgendwohin hochgeladen? Nein. Erzeugung und Prüfung der XRechnung laufen vollständig auf Ihrem PC.

Öffnen Sie Hilfe in der Aktivitätsleiste und klicken Sie bei Problem melden auf Melden. Wählen Sie den Typ (Frage, Fehler, Funktionswunsch, Sonstiges), geben Sie E-Mail, Betreff und Beschreibung ein und lassen Sie bei Fehlern Aktuelles Protokoll anhängen eingeschaltet. Hilfreich sind die Version (Einstellungen → Info), die Installations-ID und das Workflow-JSON ohne Passwörter.

• Produktseite: systemberg.de/runos
• E-Rechnung mit RUNOS: systemberg.de/runos-xrechnung
• Download: systemberg.de/runos/download
• Änderungen je Version

Die aktuelle Version steht unter Einstellungen → Info. Neue Versionen gibt es unter systemberg.de/runos/download; RUNOS weist Sie selbst darauf hin.

Der File-Trigger überwacht einen Ordner, den Pool. Jede Datei, die dort ankommt und zum Filter passt, startet einen Lauf. Typische Quellen sind ein ERP, das Belege als PDF ablegt, ein Scanner oder ein PDF-Drucker wie PDF24.

Bevor der Lauf startet, liest der Trigger den Text der Datei. Enthält er Skriptblöcke (#RUNOS … #RUNOS), übernimmt RUNOS daraus Werte für diesen Lauf, zum Beispiel Rechnungsnummer und Empfänger aus dem ERP-Druck.

Ablauf je Datei:

1. Bei jeder Prüfung (CronExpression) listet der Trigger die passenden Dateien im Pool auf.
2. Er wartet kurz, bis eine Datei vollständig geschrieben und nicht leer ist. Ist sie nach etwa zwei Sekunden noch leer oder gesperrt, kommt sie bei der nächsten Prüfung dran.
3. Die Datei wird in einen eigenen Jobordner verschoben: <Pool>\Spooler\<ID>\<Dateiname>. Damit gehört sie diesem Lauf, und keine Datei wird zweimal verarbeitet.
4. Falls NewName gesetzt ist, wird sie umbenannt.
5. Bei GetFileContent liest RUNOS den Text und wertet die Skriptblöcke aus.
6. Der Lauf startet.

Hat eine Aktion die Datei schon woanders hin verschoben, bleibt sie dort. Ein Pool-Ordner kann nur von einem laufenden Workflow überwacht werden; ein zweiter Workflow mit demselben Ordner startet nicht, und RUNOS nennt den Workflow, der ihn belegt.

"Trigger": {
  "Type": "File",
  "Name": "Eingang",
  "Parameters": {
    "Pool": "C:\\RUNOS\\Rechnungen",
    "Filter": "*.pdf",
    "CronExpression": "0/15 * * * * ?",
    "ProcessMode": "Single",
    "ConcurrentJobs": 5,
    "DeleteAfter": false,
    "GetFileContent": true
  }
}

Single ist fast immer die richtige Wahl: Jede Datei hat ihren eigenen Lauf mit eigenen Daten. Bei Multi enthält {{Trigger.Response.Results}} alle Dateien einer Prüfung, und {{FilePath}} zeigt auf die zuletzt gelesene.

{
  "FilePath": "C:\\RUNOS\\Rechnungen\\Spooler\\3f2a…\\RE-2026-0001.pdf",
  "FileName": "RE-2026-0001.pdf",
  "OriginalName": "RE-2026-0001.pdf",
  "FileSize": 48211,
  "Content": { "Loaded": true, "Chars": 1834, "Preview": "Rechnung Nr. …" },
  "Scripts": { "Found": 1, "Parsed": 1, "Ignored": 0, "Invalid": 0 }
}

Ein Skriptblock ist ein kurzer Text in der Datei, der diesen einen Lauf ändert: Er setzt Werte in InitialData, ändert Parameter von Aktionen oder fügt Aktionen hinzu. Das gespeicherte Workflow-JSON bleibt unverändert. So kann ein ERP, das nur drucken oder Textdateien schreiben kann, RUNOS sagen, an wen eine Rechnung geht und welche Daten in die XRechnung gehören.

#RUNOS InitialData.Invoice.BT1=RE-2026-0001 #RUNOS
#RUNOS SendMail.To=buchhaltung@kunde.de #RUNOS

Ein Block steht zwischen Start- und Endmarkierung, standardmäßig beide #RUNOS (änderbar unter Einstellungen → Skriptblöcke oder mit ScriptStart / ScriptEnd). Beginnt der Inhalt mit { und endet mit }, ist er JSON; beginnt er mit Pfad=, ist er die Kurzform; alles andere wird ignoriert.

Jeder Block enthält genau eine Anweisung Pfad=Wert. Der erste Teil des Pfads entscheidet das Ziel:

• Der Wert reicht vom ersten = bis zur Endmarkierung, auch über mehrere Zeilen (z. B. ein Mailtext).
• Werte sind Text (Menge=5 → "5"). Als JSON geschriebene Werte werden als JSON gelesen: Tags=["a","b"] ist eine Liste.
• "…" behält führende und folgende Leerzeichen. Text zwischen den Textmarkierungen (Standard ***) wird genau so übernommen.
• {{…}}-Platzhalter bleiben Text und werden später beim Ausführen der Aktion aufgelöst.

#RUNOS {"InitialData":{"Invoice":{"BT1":"RE-2026-0001","BT2":"2026-10-08"}}} #RUNOS

Schreibt ein Programm einen langen JSON-Block in ein PDF und bricht dabei die Zeile mitten in einem Wert um, fügt RUNOS den Wert wieder zusammen.

• Ein vorhandener Schlüssel bekommt den neuen Wert, ein neuer wird hinzugefügt, alles andere bleibt. Objekte werden Schlüssel für Schlüssel zusammengeführt, Listen werden komplett ersetzt.
• Mehrere Blöcke werden in ihrer Reihenfolge angewendet; der spätere gewinnt.
• Ein Zahlensegment im Pfad ist eine Zeile einer Liste, gezählt ab 1: InitialData.Positionen.2.Artikel=Mutter. Es darf keine Nummer fehlen.
• Für die wiederholbaren Gruppen der XRechnung (BG-25 Positionen, BG-23, BG-17 …) geht es ohne Nummern: Ein Feld, das die aktuelle Zeile schon hat, beginnt die nächste. Siehe XRechnung-Beispiel.

#RUNOS newAction.Hinweis=SMTP #RUNOS
#RUNOS Hinweis.To=chef@example.de #RUNOS
#RUNOS Hinweis.Subject=Neue Datei {{FileName}} #RUNOS

Ein Block, der nicht gelesen werden kann (ungültiges JSON, Pfad=Wert nicht erkennbar, fehlende Zeilennummer, unbekannter Aktionstyp …), lehnt die Datei ab: Sie landet im Failed-Ordner, und Sie erhalten eine Meldung mit der Nummer des Blocks und dem Grund. Dasselbe gilt für eine Datei, die erkennbar Skriptdaten enthält, aber keine Markierungen. Was RUNOS gelesen hat, steht im Protokoll unter ScriptShorthandParsed bzw. ScriptJsonParsed.

Jedes PDF, das im Ordner C:\RUNOS\Eingang landet, wird nach einem erfolgreichen Lauf gelöscht. Das Programm, das die PDFs erzeugt, schreibt den Empfänger als Skriptblock hinein:

#RUNOS Senden.To=kunde@example.com #RUNOS

{
  "Name": "Eingang mailen",
  "Autostart": true,
  "Trigger": {
    "Type": "File",
    "Name": "Eingang",
    "Parameters": {
      "Pool": "C:\\RUNOS\\Eingang",
      "Filter": "*.pdf",
      "CronExpression": "0/10 * * * * ?",
      "NewName": "Dokument_%yyyy%-%MM%-%dd%_%HH%%mm%%ss%",
      "DeleteAfter": true
    }
  },
  "Actions": [
    {
      "Type": "MAPI",
      "Name": "Senden",
      "Parameters": {
        "Client": "Outlook",
        "Mode": "Display",
        "To": "",
        "Subject": "Ihr Dokument {{FileName}}",
        "Attachments": "{{FilePath}}"
      }
    }
  ]
}

Der Time-Trigger startet einen Lauf zu festen Zeiten, zum Beispiel jeden Werktag um 7 Uhr oder alle fünf Minuten. Der Lauf bekommt vom Trigger nur den Zeitpunkt ({{Trigger.Response.Results.TriggeredAt}}); alle weiteren Daten kommen aus InitialData oder von den Aktionen, zum Beispiel einer HTTP-Abfrage.

• Die Zeiten gelten in der Zeitzone des PCs.
• Ein Zeitplan feuert nur, solange RUNOS läuft. Termine, in denen RUNOS beendet war, werden nicht nachgeholt.
• Dauert ein Lauf länger als der Abstand bis zum nächsten Termin, startet der nächste trotzdem pünktlich. Läufe können sich überschneiden.

"Trigger": {
  "Type": "Time",
  "Name": "Werktags7Uhr",
  "Parameters": {
    "CronExpression": "0 0 7 ? * MON-FRI",
    "RepeatCount": 0
  }
}

RUNOS verwendet Cron-Ausdrücke im Quartz-Format mit Sekunden am Anfang, 6 oder 7 Felder:

Sekunde  Minute  Stunde  Tag-im-Monat  Monat  Wochentag  [Jahr]

Wochentage: SUN MON TUE WED THU FRI SAT (oder 1–7, Sonntag = 1). Monate: JAN–DEC oder 1–12. Dieselben Ausdrücke verwendet der File-Trigger, um festzulegen, wie oft er seinen Ordner prüft.

Werktags um 7:00 eine Liste offener Aufträge abrufen und per Mail melden, wenn es welche gibt:

{
  "Name": "Offene Aufträge",
  "Autostart": true,
  "Trigger": { "Type": "Time", "Name": "Morgens", "Parameters": { "CronExpression": "0 0 7 ? * MON-FRI" } },
  "Actions": [
    {
      "Type": "HttpRequest",
      "Name": "Abfrage",
      "Parameters": {
        "Url": "{{connector.Shop.BaseUrl}}/orders?status=open",
        "AuthType": "Bearer",
        "AuthToken": "{{connector.Shop.ApiKey}}"
      }
    },
    {
      "Type": "If",
      "Name": "GibtEsWelche",
      "Parameters": {
        "Condition": "{{Abfrage.Response.Results.Body.items.count}} > 0",
        "Do": [
          { "Type": "SMTP", "Name": "Melden", "Parameters": { "To": "vertrieb@example.com", "Subject": "Offene Aufträge: {{Abfrage.Response.Results.Body.items.count}}", "Body": "…" } }
        ]
      }
    }
  ]
}

Ein Workflow mit manuellem Trigger läuft, wenn Sie ihn starten: im Editor mit Ausführen (F5) oder in der Workflow-Liste mit Starten. Er eignet sich für Aufgaben, die jemand bei Bedarf anstößt, und zum Ausprobieren neuer Aktionen. Alle Vorlagen beginnen deshalb mit einem manuellen Trigger.

• Starten in der Workflow-Liste löst einen Lauf mit der InitialData des Workflows aus. Der Workflow wird danach weiter als aktiv angezeigt, bis Sie ihn stoppen.
• Mit "Autostart": true läuft ein manueller Workflow bei jedem Start von RUNOS einmal.
• Ausführen im Editor kann einen Parametersatz verwenden. So starten Sie denselben Workflow mit unterschiedlichen Daten.

Das Ergebnis des Triggers enthält nur den Zeitpunkt ({{Trigger.Response.Results.TriggeredAt}}).

"Trigger": {
  "Type": "Manual",
  "Name": "ManualStart",
  "Parameters": {
    "AllowOnlyOnce": true
  }
}

Ein Rundschreiben an alle Kunden aus einer CSV-Datei, das jemand bei Bedarf startet:

{
  "Name": "Rundschreiben",
  "Autostart": false,
  "InitialData": { "Betreff": "Neue Öffnungszeiten" },
  "Trigger": { "Type": "Manual", "Name": "Start", "Parameters": { "AllowOnlyOnce": false } },
  "Actions": [
    {
      "Type": "Loop",
      "Name": "JedenKunden",
      "Parameters": {
        "Items": "C:\\RUNOS\\Daten\\kunden.csv",
        "DelayMs": 1000,
        "Do": [
          { "Type": "SMTP", "Name": "Anschreiben", "Parameters": { "To": "{{item.Email}}", "Subject": "{{InitialData.Betreff}}", "Body": "…" } }
        ]
      }
    }
  ]
}

Zum Testen mit einem anderen Betreff legen Sie über den Pfeil neben Ausführen einen Parametersatz an, zum Beispiel { "Betreff": "TEST" }.

Mit einem Webhook soll ein anderes Programm einen Workflow über einen HTTP-Aufruf starten und dabei Daten mitgeben können.

Bis dahin starten Sie Workflows mit einem File-Trigger: Das andere Programm legt eine Datei (zum Beispiel JSON mit einem Skriptblock) in den überwachten Ordner.

Die Aktion SMTP sendet eine Mail direkt über einen Mailserver. Sie braucht kein Mailprogramm und eignet sich deshalb für PCs, die unbeaufsichtigt laufen. Mit SaveInSent legt RUNOS zusätzlich per IMAP eine Kopie im Gesendet-Ordner ab.

• Die Mail wird als HTML gesendet. Enthält der Text bereits HTML-Tags, wird er unverändert übernommen; reiner Text behält seine Zeilenumbrüche.
• Steht in Body oder Signatur der Pfad einer .txt- oder .html-Datei, nimmt RUNOS deren Inhalt, mit ersetzten Platzhaltern.
• Ungültige Einträge in To, Cc und Bcc werden übergangen. Anhänge, die es nicht gibt, werden ohne Meldung weggelassen; soll ein fehlender Anhang ein Fehler sein, nehmen Sie MAPI mit MissingAttachments: Error.

Server, Anmeldung und Mail probieren Sie am einfachsten im Playground aus.

{
  "Type": "SMTP",
  "Name": "RechnungSenden",
  "Parameters": {
    "SmtpServer": "smtp.example.com",
    "SmtpPort": 587,
    "UseSsl": true,
    "SmtpUser": "{{connector.Mailserver.Username}}",
    "SmtpPassword": "{{connector.Mailserver.Password}}",
    "From": "rechnung@example.com",
    "FromName": "Buchhaltung Muster GmbH",
    "To": "{{InitialData.Empfaenger}}",
    "Subject": "Rechnung {{InitialData.Invoice.BT1}}",
    "Body": "Guten Tag,\n\nanbei Ihre Rechnung.",
    "Attachments": "{{FilePath}}"
  }
}

"Response": {
  "Results": [
    {
      "Recipients": "kunde@example.com",
      "Subject": "Rechnung RE-2026-0001",
      "Attachments": [ "C:\\…\\RE-2026-0001.pdf" ],
      "Status": "OK",
      "Message": "Email sent successfully"
    }
  ],
  "SuccessCount": 1,
  "ErrorCount": 0
}

Schlägt das Senden fehl, endet die Aktion mit Failed, und die Meldung des Servers steht in Message und im Protokoll.

Unter Playground in der Aktivitätsleiste (Aktion SMTP) stellen Sie die Aktion zusammen und probieren sie aus, ohne JSON zu schreiben:

1. Mailserver: Unter Anbieter füllen Microsoft 365 / Outlook.com, Gmail, IONOS, Strato, GMX, WEB.DE und Telekom Server und Port aus; sonst tragen Sie den Server selbst ein. Unter Anmeldung wählen Sie einen Basic-Konnektor, dann stehen in der Aktion {{connector.Name.Username}} und {{connector.Name.Password}} statt des Passworts. Ein Passwort, das Sie stattdessen eintippen, steht im Klartext in der Aktion; der Playground weist darauf hin.
2. Verbindung testen verbindet sich mit derselben Verschlüsselung wie die Aktion und meldet sich an, ohne etwas zu senden. Ist Kopie im Gesendet-Ordner ablegen angehakt, wird auch der IMAP-Server geprüft (mit denselben Zugangsdaten).
3. Nachricht: Absender, Empfänger, Betreff, Text, Signatur und Anhänge (Durchsuchen…, auch mehrere).
4. Vorschau: Rechts sehen Sie die Mail so, wie die Aktion sie baut: die Empfänger, die wirklich verwendet werden, Betreff, Anhänge mit Größe und den Text als HTML. Darunter stehen Fehler und Warnungen, z. B. übergangene Empfänger, fehlende Anhänge (die die Aktion ohne Meldung weglässt) oder Anhänge über 20 MB. Platzhalter wie {{FilePath}} haben erst im Workflow-Lauf einen Wert und sind hier leer; %DATE% und Konnektoren werden schon ersetzt.
5. Testmail senden führt die Aktion nach einer Rückfrage wirklich aus.
6. Aktion kopieren legt das fertige Aktions-JSON in die Zwischenablage. Fügen Sie es unter Actions eines Workflows ein. Ist In der kopierten Aktion die Datei des Triggers ({{FilePath}}) statt dieser Dateien anhängen angehakt, steht bei Attachments {{FilePath}}, passend für Workflows mit Datei-Trigger.

Jeden Morgen um 6 Uhr die Exportdatei des Tages an die Buchhaltung senden, mit Kopie im Gesendet-Ordner und drei Wiederholungen bei Netzwerkproblemen:

{
  "Name": "Export an Buchhaltung",
  "Autostart": true,
  "Trigger": { "Type": "Time", "Name": "Morgens", "Parameters": { "CronExpression": "0 0 6 * * ?" } },
  "Actions": [
    {
      "Type": "SMTP",
      "Name": "Senden",
      "OnErrorPolicy": { "Strategy": "RetryThenNotify", "MaxRetries": 3, "InitialDelaySeconds": 5 },
      "Parameters": {
        "SmtpServer": "smtp.example.com",
        "SmtpPort": 587,
        "SmtpUser": "{{connector.Mailserver.Username}}",
        "SmtpPassword": "{{connector.Mailserver.Password}}",
        "From": "runos@example.com",
        "FromName": "RUNOS",
        "To": "buchhaltung@example.com",
        "Subject": "Export vom %DATE%",
        "Body": "C:\\RUNOS\\Vorlagen\\export.html",
        "Attachments": "C:\\Export\\Export_%yyyy%-%MM%-%dd%.csv",
        "SaveInSent": true,
        "ImapServer": "imap.example.com",
        "ImapUser": "{{connector.Mailserver.Username}}",
        "ImapPassword": "{{connector.Mailserver.Password}}"
      }
    }
  ]
}

Die Aktion MAPI übergibt eine Mail an ein Mailprogramm, das auf diesem PC installiert ist. Die Mail geht über das Konto, das dort eingerichtet ist, und landet in dessen Gesendet-Ordner. Sie können sie vor dem Senden anzeigen lassen, direkt senden oder als Entwurf speichern.

Über Default oder den Namen eines anderen Programms nutzt RUNOS die Windows-Schnittstelle „Simple MAPI“. Sie kennt nur reinen Text und weniger Optionen: RUNOS wandelt HTML in Text um und lässt ReplyTo, Importance, DeliveryReceipt, OutlookSignature und From weg; jede ausgelassene Option steht als Warnung im Ergebnis.

{
  "Type": "MAPI",
  "Name": "MailErstellen",
  "Parameters": {
    "Client": "Outlook",
    "Mode": "Display",
    "To": "{{InitialData.Empfaenger}}",
    "Subject": "Ihre Unterlagen vom %DATE%",
    "Body": "Guten Tag,\n\nanbei die gewünschten Unterlagen.",
    "Attachments": "C:\\RUNOS\\Out\\*.pdf",
    "MissingAttachments": "Error"
  }
}

Alle Werte dürfen Platzhalter enthalten, auch Ja/Nein-Werte ("true", "ja", "1"). Die früheren Parameter DisplayBeforeSend, HighImportance und IsHtml funktionieren weiter.

"Response": {
  "Results": [
    {
      "Client": "Outlook",
      "Mode": "Display",
      "Status": "Sent",
      "To": "kunde@example.com",
      "Cc": "", "Bcc": "",
      "Subject": "Ihre Unterlagen vom 2026-10-08",
      "Attachments": [ "C:\\RUNOS\\Out\\angebot.pdf" ],
      "Message": "Mail sent."
    }
  ],
  "SuccessCount": 1,
  "ErrorCount": 0
}

Status ist Sent, Displayed, Saved (Entwurf), Cancelled (geöffnet und ohne Senden geschlossen) oder Error.

Jedes PDF aus dem Ordner C:\RUNOS\Angebote als Entwurf im klassischen Outlook ablegen, aus dem gemeinsamen Postfach vertrieb@example.com, mit Outlook-Signatur:

{
  "Name": "Angebote als Entwurf",
  "Autostart": true,
  "Trigger": { "Type": "File", "Name": "Angebote", "Parameters": { "Pool": "C:\\RUNOS\\Angebote", "Filter": "*.pdf" } },
  "Actions": [
    {
      "Type": "MAPI",
      "Name": "Entwurf",
      "Parameters": {
        "Client": "Outlook",
        "Mode": "Draft",
        "From": "vertrieb@example.com",
        "To": "{{InitialData.Kunde}}",
        "Subject": "Ihr Angebot {{FileName}}",
        "Body": "C:\\RUNOS\\Vorlagen\\angebot.html",
        "OutlookSignature": true,
        "Attachments": "{{FilePath}}",
        "Importance": "High"
      }
    }
  ]
}

Der Empfänger kommt per Skriptblock aus dem PDF: #RUNOS InitialData.Kunde=kunde@example.com #RUNOS.

Die Aktion Print druckt eine oder mehrere Dateien auf einem Drucker, der auf diesem PC installiert ist – zum Beispiel jede eingehende Rechnung zusätzlich auf Papier. Es öffnet sich kein Fenster; der Druck läuft ohne Rückfrage.

PDF-Seiten und Bilder werden auf den bedruckbaren Bereich des Papiers (oder den Bereich innerhalb der eingestellten Ränder) verkleinert, wenn sie größer sind, aber nie vergrößert, und mittig gesetzt. Ohne feste Ausrichtung (Landscape) wird jede Seite so gedreht, wie sie angelegt ist: Querformat-Seiten quer, Hochformat-Seiten hoch.

Fehler: RUNOS prüft vor der ersten Seite den Drucker, alle Dateien, die Dateitypen und die Optionen. Ist etwas davon ungültig, schlägt die Aktion fehl, ohne etwas zu drucken. Danach werden die Dateien nacheinander gedruckt. Schlägt eine fehl, werden die übrigen nicht mehr gedruckt (Skipped) und die Aktion schlägt fehl. Wie bei jeder Aktion endet der Lauf dann bzw. greift die Fehlerbehandlung des Workflows.

Welche Drucker es gibt, was sie können und wie eine Datei gedruckt aussieht, zeigt der Playground.

Den umgekehrten Weg, vom Drucken eines Programms in einen Ordner, beschreibt PDFPrinter (PDF24).

{
  "Type": "Print",
  "Name": "Drucken",
  "Parameters": {
    "Source": "{{FilePath}}",
    "Printer": "default",
    "Copies": 1,
    "Duplex": "LongEdge"
  }
}

default (oder ein leerer Wert) lässt die Einstellung des Druckers unverändert. Kennt der Drucker ein angegebenes Papierformat, Fach oder eine Auflösung nicht, schlägt die Aktion fehl; die Fehlermeldung nennt die verfügbaren Werte. Alle Werte dürfen Platzhalter enthalten, auch Zahlen und Ja/Nein-Werte ("true", "ja", "1").

"Response": {
  "Results": [
    {
      "Source": "C:\\RUNOS\\Out\\RE-1001.pdf",
      "Printer": "Brother HL-L2350DW",
      "Status": "Printed",
      "Pages": 2,
      "Copies": 1,
      "Message": "Sent to the print queue of 'Brother HL-L2350DW'."
    }
  ],
  "SuccessCount": 1,
  "ErrorCount": 0
}

Status ist Printed, Error (die Datei, an der es scheiterte) oder Skipped (nach einem Fehler nicht mehr gedruckt). Pages zählt die Seiten eines Exemplars. Schlägt schon die Prüfung vor dem Druck fehl (Drucker, Datei, Option), ist Results leer und ErrorCount 1; die Meldung steht in Status.Errors. Warnungen (kein Duplex, keine Farbe, übersprungene Dateien) stehen in Status.Warnings.

Unter Playground in der Aktivitätsleiste (Aktion Print) stellen Sie die Aktion zusammen, ohne JSON zu schreiben:

1. Drucker: Links stehen alle installierten Drucker, der Standarddrucker zuerst, mit Zustand (Bereit / Offline). Die Schaltfläche neben einem Drucker kopiert seinen Namen für Printer.
2. Einstellungen: Dateien wählen (Durchsuchen…, auch mehrere), dann Exemplare, Duplex, Seitenbereich, Farbe, Ausrichtung und die Ränder oben, unten, links und rechts in mm (leer = Rand des Druckers). Papierformat, Papierfach und Auflösung bieten genau die Werte an, die der gewählte Drucker kennt.
3. Vorschau: Rechts sehen Sie jede Seite auf dem Papier, so wie RUNOS sie druckt: verkleinert, mittig, gedreht, nur der gewählte Seitenbereich, bei Color: false in Graustufen. Die gestrichelte Linie ist der Bereich, in den gedruckt wird: innerhalb der Ränder bzw. des nicht bedruckbaren Rands des Druckers. Die Seite füllt die Breite der Vorschau; mit Strg+Mausrad zoomen Sie, der Zoom bleibt beim Blättern erhalten. Darunter stehen dieselben Fehler und Warnungen, die die Aktion melden würde.
4. Testdruck druckt die gewählten Dateien nach einer Rückfrage wirklich, z. B. um Duplex oder Papierfach zu prüfen.
5. Aktion kopieren legt das fertige Aktions-JSON in die Zwischenablage. Fügen Sie es unter Actions eines Workflows ein. Ist In der kopierten Aktion die Datei des Triggers ({{FilePath}}) statt dieser Dateien drucken angehakt, steht dort {{FilePath}} statt der gewählten Dateien – passend für Workflows mit Datei-Trigger.

Beidseitig, Papierfach, Auflösung und Exemplare erledigt der Drucker selbst; die Vorschau zeigt sie nicht, sondern nennt sie unter dem Bild.

Jede Rechnung, die im Ordner C:\RUNOS\Rechnungen ankommt, zweimal beidseitig auf dem Drucker „Buchhaltung“ ausgeben:

{
  "Name": "Rechnungen drucken",
  "Autostart": true,
  "Trigger": { "Type": "File", "Name": "Rechnungen", "Parameters": { "Pool": "C:\\RUNOS\\Rechnungen", "Filter": "*.pdf" } },
  "Actions": [
    {
      "Type": "Print",
      "Name": "Drucken",
      "Parameters": {
        "Source": "{{FilePath}}",
        "Printer": "Buchhaltung",
        "Copies": 2,
        "Duplex": "LongEdge",
        "PaperSize": "A4"
      }
    }
  ]
}

Mehrere Dateien auf einmal, z. B. alle PDFs und ein Deckblatt:

"Source": "C:\\RUNOS\\Deckblatt.pdf; C:\\RUNOS\\Out\\*.pdf"

Die Aktion FTP tauscht Dateien mit einem Server aus: Sie lädt Dateien von diesem PC hoch, lädt sie herunter, listet sie auf oder löscht sie. Sie beherrscht drei Protokolle:

Damit Übertragungen zuverlässig sind, macht die Aktion Folgendes:

• Jede Übertragung wird über die Größe geprüft. Nach dem Hochladen vergleicht RUNOS die Dateigröße auf dem Server mit der lokalen; beim Herunterladen muss die Datei mit der Größe ankommen, die der Server gemeldet hat. Weichen sie ab, zählt die Datei als Fehler. Einem Server, der keine Größe meldet, wird vertraut.
• Heruntergeladene Dateien werden unter einem vorläufigen Namen geschrieben (name.part) und erst umbenannt, wenn sie vollständig und geprüft sind. Ein Datei-Trigger, der den Ordner überwacht, sieht nie eine halbe Datei.
• Move löscht die Quelle erst nach der Prüfung. Lässt sich die Quelle nicht löschen, ist die Datei trotzdem angekommen: Das ist eine Warnung, kein Fehler, und die Datei wird beim nächsten Mal noch einmal übertragen.
• Eine fehlerhafte Datei hält die anderen nicht auf. Am Ende schlägt die Aktion fehl, wenn eine Datei fehlgeschlagen ist oder Verbindung bzw. Anmeldung nicht geklappt haben. Wie bei jeder Aktion endet dann der Lauf oder die Fehlerbehandlung des Workflows greift (z. B. drei Wiederholungen mit RetryThenNotify).
• Fehlende Ordner auf der Zielseite werden angelegt.

Server, Anmeldung und Übertragung probieren Sie am einfachsten im Playground aus; dort sehen Sie auch die Ordner auf dem Server.

{
  "Type": "FTP",
  "Name": "RechnungSenden",
  "Parameters": {
    "Protocol": "SFTP",
    "Server": "sftp.partner.de",
    "User": "{{connector.Partner.Username}}",
    "Password": "{{connector.Partner.Password}}",
    "Fingerprint": "SHA256:ohD8VZEXGWo6Ez8GSEJQ9WpafgLFsOfLOtGGQCQo6Og",
    "Operation": "Upload",
    "Source": "{{FilePath}}",
    "Destination": "/eingang/rechnungen"
  }
}

Source ist je nach Operation:

• Upload: ein oder mehrere Pfade auf diesem PC, getrennt durch ;: eine Datei ({{FilePath}}), ein Ordner (seine Dateien, die zu Filter passen) oder ein Muster wie C:\Export\*.xml. Eine Datei oder ein Ordner, den es nicht gibt, ist ein Fehler.
• Download, List, Delete: ein Pfad auf dem Server: eine Datei (/ausgang/auftrag.xml), ein Ordner (/ausgang, seine Dateien, die zu Filter passen) oder ein Muster (/ausgang/*.xml). Eine Datei oder ein Ordner, den es nicht gibt, ist ein Fehler; ein Muster, zu dem nichts passt, nicht. Ein Pfad ohne führenden / beginnt im Anmeldeordner.

Delete löscht nur Dateien, nie Ordner, und braucht eine Source. List listet die Dateien auf (mit Recursive auch die der Unterordner).

Platzhalter in Pfaden: {{FilePath}}, {{InitialData…}}, Konnektoren und %yyyy%, %MM%, %dd% (z. B. /archiv/%yyyy%/%MM%) werden vor der Übertragung ersetzt.

Ohne Fingerprint nimmt die Aktion jeden SFTP-Server an, der unter der Adresse antwortet, und jeden FTPS-Server, dessen Zertifikat Windows vertraut. Mit Fingerprint nimmt sie nur diesen einen Server an und lehnt jeden anderen vor der Anmeldung ab; das Passwort erreicht also nie einen falschen Server.

• SFTP: der Host-Schlüssel, wie ssh, WinSCP oder FileZilla ihn zeigen: SHA256:ohD8VZ… (die ältere MD5-Form aa:bb:cc:… geht auch).
• FTPS: der SHA-256- oder SHA-1-Hash des Zertifikats in Hex (mit oder ohne Doppelpunkte). Ein so festgelegtes Zertifikat wird auch angenommen, wenn es selbst signiert ist.

Am einfachsten geht es im Playground: Verbinden zeigt den Fingerprint des Servers, und Diesen Fingerprint verwenden übernimmt ihn in die Aktion. Jeder Lauf schreibt ihn außerdem nach Meta.Fingerprint. Ändert sich der Schlüssel des Servers (neuer Server, neues Zertifikat), schlägt die Aktion mit einer entsprechenden Meldung fehl; tragen Sie dann den neuen Fingerprint ein.

"Response": {
  "Results": [
    {
      "Source": "C:\\RUNOS\\Spooler\\…\\RE-2026-0001.xml",
      "Destination": "/eingang/rechnungen/RE-2026-0001.xml",
      "Size": 18342,
      "Status": "OK",
      "Message": ""
    }
  ],
  "SuccessCount": 1,
  "SkippedCount": 0,
  "ErrorCount": 0
},
"Meta": {
  "Host": "PC-01",
  "Protocol": "SFTP",
  "Server": "sftp.partner.de:22",
  "Fingerprint": "SHA256:ohD8VZEXGWo6Ez8GSEJQ9WpafgLFsOfLOtGGQCQo6Og"
}

Status ist OK, Skipped (gibt es schon, IfExists: Skip) oder Error mit dem Grund in Message. List liefert die Dateien stattdessen in Files, jede mit Name, Path, Size (Bytes, -1 wenn unbekannt) und Modified. Eine folgende Aktion liest sie als {{DateienAuflisten.Response.Files}}, z. B. in einem Loop.

Unter Playground in der Aktivitätsleiste (Aktion FTP) stellen Sie die Aktion zusammen und probieren sie am echten Server aus:

1. Server: Protokoll, Server und Port (ein Wechsel des Protokolls setzt den üblichen Port). Unter Anmeldung wählen Sie einen Basic-Konnektor, dann stehen in der Aktion {{connector.Name.Username}} und {{connector.Name.Password}} statt des Passworts. Bei SFTP optional eine Schlüsseldatei, bei FTPS implizites TLS und das Annehmen nicht vertrauenswürdiger Zertifikate, bei FTP/FTPS der passive Modus.
2. Verbinden verbindet sich und meldet sich genauso an wie die Aktion und zeigt den Anmeldeordner unter Dateien auf dem Server. Unter der Schaltfläche steht der Fingerprint des Servers; Diesen Fingerprint verwenden übernimmt ihn in die Aktion.
3. Dateien auf dem Server: Doppelklick öffnet einen Ordner, der Pfeil geht eine Ebene nach oben, und Sie können einen Pfad eintippen und Enter drücken. Als Quelle übernimmt die gewählte Datei bzw. den Ordner (oder den angezeigten Ordner) als Source für Herunterladen, Auflisten und Löschen; Als Ziel als Zielordner für das Hochladen.
4. Übertragung: Vorgang, Quelle (Durchsuchen… für Dateien auf diesem PC), Ziel (Durchsuchen… für einen lokalen Ordner beim Herunterladen), Filter, Unterordner, Verhalten bei vorhandener Datei, Verschieben und neuer Name. Rechts stehen Fehler und Warnungen, z. B. eine lokale Datei, die es nicht gibt, unverschlüsseltes FTP oder ein Server ohne Fingerprint.
5. Ausführen führt die Aktion wirklich aus (fragt vorher, außer beim Auflisten) und zeigt eine Zeile pro Datei. Danach wird die Dateiliste des Servers neu geladen.
6. Aktion kopieren legt das fertige Aktions-JSON in die Zwischenablage. Fügen Sie es unter Actions eines Workflows ein. Ist In der kopierten Aktion die Datei des Triggers ({{FilePath}}) statt dieser Dateien hochladen angehakt, steht bei Source {{FilePath}}, passend für Workflows mit Datei-Trigger.

Jede Rechnung an den Partner senden. Ein Datei-Trigger nimmt jede XRechnung aus dem Exportordner und lädt sie auf den SFTP-Server des Partners, in einen Ordner pro Monat. Drei Wiederholungen bei Netzwerkproblemen:

{
  "Name": "Rechnungen an Partner",
  "Autostart": true,
  "Trigger": { "Type": "File", "Name": "Export", "Parameters": { "Pool": "C:\\Export\\XRechnung", "Filter": "*.xml" } },
  "Actions": [
    {
      "Type": "FTP",
      "Name": "Hochladen",
      "OnErrorPolicy": { "Strategy": "RetryThenNotify", "MaxRetries": 3, "InitialDelaySeconds": 10 },
      "Parameters": {
        "Server": "{{connector.Partner.BaseUrl}}",
        "User": "{{connector.Partner.Username}}",
        "Password": "{{connector.Partner.Password}}",
        "Fingerprint": "SHA256:ohD8VZEXGWo6Ez8GSEJQ9WpafgLFsOfLOtGGQCQo6Og",
        "Operation": "Upload",
        "Source": "{{FilePath}}",
        "Destination": "/eingang/%yyyy%-%MM%",
        "IfExists": "Error"
      }
    }
  ]
}

Alle 15 Minuten Aufträge abholen. Alle neuen XML-Dateien aus dem ausgang des Partners herunterladen und dort entfernen (Move), in einen Ordner, den ein anderer Workflow überwacht. Weil Downloads unter einem vorläufigen Namen ankommen, sieht dieser Workflow nur vollständige Dateien:

{
  "Name": "Aufträge abholen",
  "Autostart": true,
  "Trigger": { "Type": "Time", "Name": "Alle15Min", "Parameters": { "CronExpression": "0 0/15 * * * ?" } },
  "Actions": [
    {
      "Type": "FTP",
      "Name": "Abholen",
      "Parameters": {
        "Protocol": "FTPS",
        "Server": "ftp.partner.de",
        "User": "{{connector.PartnerFtp.Username}}",
        "Password": "{{connector.PartnerFtp.Password}}",
        "Operation": "Download",
        "Source": "/ausgang/*.xml",
        "Destination": "C:\\Import\\Auftraege",
        "Move": true
      }
    }
  ]
}

Mit PdfEditor sollen Workflows PDF-Dateien bearbeiten können, zum Beispiel Dateien zusammenführen oder aufteilen.

Ein ZUGFeRD-PDF aus einem vorhandenen Rechnungs-PDF erzeugt bereits die Aktion XRechnung.

Mit SMB sollen Workflows Dateien auf Windows-Netzwerkfreigaben kopieren und verschieben können.

Bis dahin kann die XRechnung-Aktion ihre Dateien mit SaveToFolder und OutputFolder direkt in einem Ordner ablegen, auch auf einem Netzlaufwerk.

Mit Run sollen Workflows ein Programm, einen Befehl oder ein Skript starten können.

Mit IOT sollen Workflows Geräte im Netzwerk ansteuern und ihre Werte lesen können.

Geräte mit einer HTTP-Schnittstelle (REST) erreichen Sie schon heute mit HTTPRequest.

Mit AI sollen Workflows Texte und Dokumente mit einem KI-Modell verarbeiten können, zum Beispiel Daten aus einem Beleg auslesen oder eine Antwort formulieren.

KI-Dienste mit REST-API (z. B. OpenAI) erreichen Sie schon heute mit HTTPRequest und einem ApiKey-Konnektor; die Konnektor-Vorlage OpenAI gibt es bereits.

Die Operation If prüft eine Bedingung und führt dann die Aktionen in Do aus, oder, wenn die Bedingung nicht zutrifft, die in Else. Do und Else enthalten Aktionen mit demselben Aufbau wie Actions, auch weitere If oder Loop. Ihre Namen müssen im ganzen Workflow eindeutig sein; ihre Ergebnisse sind danach wie gewohnt über den Namen erreichbar.

Eine Bedingung vergleicht einen Wert links mit einem festen Wert rechts: {{Pfad}} Operator Wert.

• Links steht ein Platzhalter (oder ein Wert), rechts ein fester Wert. Platzhalter rechts werden nicht ersetzt.
• Zahlen werden auch als Text erkannt, mit Punkt oder Komma: "1234,50" und "1234.50" ja, "1.234,50" nicht.
• Texte rechts in Anführungszeichen: {{Land}} == "DE". Groß- und Kleinschreibung zählt.
• Wahrheitswerte: == true nur bei echten Wahrheitswerten. Aus einer HTTP-Antwort kommen sie als Text; vergleichen Sie dann mit "true".
• Kann der Platzhalter links nicht aufgelöst werden, ist der Vergleich falsch, auch bei !=.
• && und || lassen sich mischen, aber nicht klammern: a && b || c bedeutet „(a und b) oder c“.

{
  "Type": "If",
  "Name": "GrosseRechnung",
  "Parameters": {
    "Condition": "{{InitialData.Invoice.BG22.BT112}} > 1000",
    "Do": [ { "Type": "SMTP", "Name": "FreigabeAnfordern", "Parameters": { … } } ],
    "Else": [ { "Type": "SMTP", "Name": "DirektSenden", "Parameters": { … } } ]
  }
}

"Response": {
  "ExecutedBranch": "If",
  "SuccessCount": 1,
  "ErrorCount": 0,
  "Condition": "{{InitialData.Invoice.BG22.BT112}} > 1000"
}

ExecutedBranch ist If (Do lief), Else oder None (Bedingung falsch und kein Else). Welchen Wert RUNOS verglichen hat, steht im Protokoll unter ConditionEvaluated.

Schlägt eine Aktion in Do oder Else fehl, laufen die restlichen Aktionen des Zweigs nicht mehr, und das If schlägt mit deren Fehlermeldung fehl. Danach gilt die Fehlerrichtlinie des If; mit RetryThenNotify wird der ganze Zweig wiederholt.

Die Aktion StopWorkflow beendet den aktuellen Lauf sofort und stoppt danach den Workflow. Es starten keine neuen Läufe mehr, auch nicht nach einem Neustart von RUNOS, bis Sie ihn in der Liste wieder starten. Bei Ausführen im Editor endet nur der Lauf.

{ "Type": "StopWorkflow", "Name": "Anhalten", "Parameters": { "Reason": "Fehler bei {{Error.Action}}: {{Error.Message}}" } }

StopWorkflow funktioniert überall: in einem If, in einer Loop oder am Ende von OnError, damit nach einer Fehlermeldung nicht jede weitere Datei am selben Problem scheitert.

Rechnungen ohne Empfängeradresse nicht senden, sondern melden und den Workflow anhalten. Der Workflow enthält "InitialData": { "Email": "" }, ein Skriptblock in der Datei setzt die Adresse. Ohne diesen Vorgabewert wäre {{InitialData.Email}} nicht auflösbar und der Vergleich immer falsch.

{
  "Type": "If",
  "Name": "EmpfaengerFehlt",
  "Parameters": {
    "Condition": "{{InitialData.Email}} == \"\"",
    "Do": [
      { "Type": "SMTP", "Name": "Melden", "Parameters": { "To": "buchhaltung@example.com", "Subject": "Rechnung {{FileName}} ohne Empfänger", "Body": "…" } },
      { "Type": "StopWorkflow", "Name": "Anhalten", "Parameters": { "Reason": "Empfänger fehlt in {{FileName}}" } }
    ],
    "Else": [
      { "Type": "SMTP", "Name": "RechnungSenden", "Parameters": { "To": "{{InitialData.Email}}", "Attachments": "{{FilePath}}", "Body": "…" } }
    ]
  }
}

Die Operation Loop führt die Aktionen in Do einmal für jedes Element von Items aus, zum Beispiel für jede Zeile einer CSV-Datei oder jeden Eintrag einer API-Antwort.

CSV: Trennzeichen ist ;, wenn die erste Zeile eines enthält, sonst ,. Die erste Zeile ist die Kopfzeile, außer eine ihrer Zellen ist eine ganze Zahl; ohne Kopfzeile heißen die Spalten col0, col1, … Werte in Anführungszeichen mit Trennzeichen darin werden nicht unterstützt.

{
  "Type": "Loop",
  "Name": "JedenKundenAnschreiben",
  "Parameters": {
    "Items": "C:\\RUNOS\\Daten\\kunden.csv",
    "Do": [ { "Type": "SMTP", "Name": "Anschreiben", "Parameters": { … } } ],
    "MaxLoopCount": 100,
    "BreakOnErrors": 3,
    "DelayMs": 1000
  }
}

Das Ergebnis einer Aktion in Do steht unter ihrem Namen und wird bei jedem Durchlauf überschrieben; nach der Schleife enthält es den letzten Durchlauf. Verschachtelte Schleifen teilen sich item, index und count: In der inneren Schleife beziehen sie sich auf deren Element.

"Response": {
  "Results": [ { … Ergebnis jeder Aktion jedes Durchlaufs … } ],
  "ExecutedCount": 12,
  "ErrorCount": 0,
  "StopReason": "Completed"
}

StopReason ist Completed, BreakOnErrors oder StopWorkflow (eine StopWorkflow-Aktion in Do hat Schleife und Lauf beendet).

Schlägt eine Aktion in Do fehl, werden die restlichen Aktionen dieses Durchlaufs übersprungen, und der Fehler wird mit der Nummer des Elements in Status.Errors und ErrorCount vermerkt. Die Schleife macht mit dem nächsten Element weiter, bis BreakOnErrors erreicht ist. Ein Lauf mit Fehlern in einzelnen Durchläufen erscheint in der Workflow-Liste rot.

kunden.csv:

Name;Email;Kundennummer
Muster GmbH;info@muster.de;1001
Beispiel AG;post@beispiel.de;1002

{
  "Type": "Loop",
  "Name": "JedenKundenAnschreiben",
  "Parameters": {
    "Items": "C:\\RUNOS\\Daten\\kunden.csv",
    "DelayMs": 1000,
    "BreakOnErrors": 3,
    "Do": [
      {
        "Type": "SMTP",
        "Name": "Anschreiben",
        "Parameters": {
          "SmtpServer": "smtp.example.com",
          "SmtpUser": "{{connector.Mailserver.Username}}",
          "SmtpPassword": "{{connector.Mailserver.Password}}",
          "From": "service@example.com",
          "To": "{{item.Email}}",
          "Subject": "Ihre Kundennummer {{item.Kundennummer}}",
          "Body": "Guten Tag {{item.Name}},\n\nIhre Kundennummer lautet {{item.Kundennummer}}."
        }
      }
    ]
  }
}

Mit der Operation AI soll ein KI-Modell entscheiden können, welcher Weg im Workflow genommen wird, zum Beispiel anhand des Inhalts einer Mail oder eines Belegs.

Bis dahin entscheiden Sie mit IF anhand fester Bedingungen.

Ein Konnektor speichert, wie RUNOS einen Dienst erreicht: Adresse und Zugangsdaten. Workflows verweisen über den Namen darauf, so stehen keine Geheimnisse im Workflow-JSON, und ein geändertes Passwort pflegen Sie an einer Stelle.

Ein Konnektor vom Typ None hat keine Zugangsdaten. Er speichert nur die Basis-URL und unter Erweitert → Extra JSON beliebige eigene Werte, etwa eine Mandantennummer oder eine Region. Nützlich für öffentliche APIs und für Werte, die mehrere Workflows teilen.

1. Öffnen Sie links Konnektoren und klicken Sie auf Neu.
2. Wählen Sie Leerer Konnektor oder eine Vorlage.
3. Vergeben Sie einen Namen ohne Leerzeichen, zum Beispiel Wetter. Über diesen Namen sprechen Workflows den Konnektor an.
4. Wählen Sie den Auth-Typ, füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Speichern.

Testen sendet eine angemeldete Anfrage an die Basis-URL und zeigt die Antwort. Der Status oben zeigt Bereit, Token läuft bald ab, Token abgelaufen, Zugangsdaten fehlen oder Keine Authentifizierung. Duplizieren legt eine Kopie an, zum Beispiel für ein zweites Postfach.

Mit Geheimnisse verschlüsseln (Standard) speichert RUNOS API-Schlüssel, Passwörter, Client Secret und Tokens verschlüsselt für den angemeldeten Windows-Benutzer. Ein anderer Benutzer oder ein anderer PC kann sie nicht lesen; auf einem neuen PC geben Sie sie neu ein.

Unter In einem Workflow verwenden zeigt RUNOS den Platzhalter und kopiert ihn auf Klick:

{{connector.<Name>.<Feld>}}

Extra JSON ist ein JSON-Objekt:

{ "Mandant": "4711", "Region": "eu" }

Konnektor Wetter, Auth-Typ None, Basis-URL https://api.open-meteo.com/v1, Extra JSON { "Lat": "52.52", "Lon": "13.41" }:

{
  "Type": "HttpRequest",
  "Name": "WetterAbfragen",
  "Parameters": {
    "Url": "{{connector.Wetter.BaseUrl}}/forecast",
    "QueryParameters": {
      "latitude": "{{connector.Wetter.ExtraJson.Lat}}",
      "longitude": "{{connector.Wetter.ExtraJson.Lon}}",
      "current_weather": "true"
    }
  }
}

Ändert sich der Standort, passen Sie nur den Konnektor an; alle Workflows übernehmen den neuen Wert beim nächsten Lauf.

Viele Dienste vergeben einen API-Schlüssel, den jede Anfrage in einem Header mitschickt. Ein Konnektor vom Typ ApiKey speichert den Schlüssel verschlüsselt, zusammen mit dem Header und dem Präfix, die der Dienst erwartet. Wie Sie einen Konnektor anlegen, steht unter None.

Den Schlüssel erzeugen Sie beim Dienst selbst, meist unter Einstellungen → API oder Profil → API-Schlüssel.

Testen sendet den Schlüssel so, wie Header und Scheme es festlegen: Authorization: Bearer <Schlüssel>, oder x-api-key: <Schlüssel>.

In der Aktion HTTPRequest setzen Sie den Header selbst und holen nur den Schlüssel aus dem Konnektor:

Konnektor OpenAI aus der Vorlage OpenAI: Header Authorization, Scheme Bearer, Basis-URL https://api.openai.com/v1/. Eine Zusammenfassung des gelesenen PDF-Textes anfordern:

{
  "Type": "HttpRequest",
  "Name": "Zusammenfassen",
  "Parameters": {
    "Url": "{{connector.OpenAI.BaseUrl}}chat/completions",
    "Method": "POST",
    "AuthType": "Bearer",
    "AuthToken": "{{connector.OpenAI.ApiKey}}",
    "Timeout": 60000,
    "Body": {
      "Value": {
        "model": "gpt-4o-mini",
        "messages": [
          { "role": "user", "content": "Fasse diesen Text in drei Sätzen zusammen:\n{{FileContent}}" }
        ]
      }
    }
  }
}

Die Antwort steht in {{Zusammenfassen.Response.Results.Body.choices.0.message.content}}. Ein weiteres Beispiel mit API-Schlüssel ist Odoo Contacts.

Ein Konnektor vom Typ Basic speichert Benutzername und Passwort, das Passwort verschlüsselt. Das ist der richtige Ort für jedes Passwort, das ein Workflow braucht: das Postfach für SMTP, den Zugang zu einer internen REST-API oder einem FTP-Server. Wie Sie einen Konnektor anlegen, steht unter None.

Testen meldet sich wirklich an, wenn die Basis-URL eine Serveradresse ist (smtp://, imap://, ftp://, ftps://, sftp://, z. B. sftp://sftp.partner.de:22); bei jeder anderen Adresse sendet es eine Anfrage mit Authorization: Basic … an die Basis-URL.

Mailserver für SMTP. Konnektor Mailserver, Auth-Typ Basic, Benutzername rechnung@example.com, Passwort des Postfachs:

{
  "Type": "SMTP",
  "Name": "Senden",
  "Parameters": {
    "SmtpServer": "smtp.example.com",
    "SmtpUser": "{{connector.Mailserver.Username}}",
    "SmtpPassword": "{{connector.Mailserver.Password}}",
    "From": "{{connector.Mailserver.Username}}",
    "To": "kunde@example.com",
    "Subject": "Ihre Rechnung",
    "Body": "Guten Tag,\n\nanbei Ihre Rechnung.",
    "Attachments": "{{FilePath}}"
  }
}

Interne REST-API mit Basic-Anmeldung. Konnektor Intern aus der Vorlage Internal REST API:

{
  "Type": "HttpRequest",
  "Name": "Auftraege",
  "Parameters": {
    "Url": "{{connector.Intern.BaseUrl}}orders",
    "AuthType": "Basic",
    "AuthToken": "{{connector.Intern.Username}}:{{connector.Intern.Password}}"
  }
}

SFTP-Server für FTP. Konnektor Partner, Basis-URL sftp://sftp.partner.de, Benutzername und Passwort des Zugangs. Die Aktion FTP nimmt Protokoll, Host und Port aus der Basis-URL:

{
  "Type": "FTP",
  "Name": "Hochladen",
  "Parameters": {
    "Server": "{{connector.Partner.BaseUrl}}",
    "User": "{{connector.Partner.Username}}",
    "Password": "{{connector.Partner.Password}}",
    "Operation": "Upload",
    "Source": "{{FilePath}}",
    "Destination": "/eingang"
  }
}

Mit OAuth2 melden Sie sich einmal im Browser beim Anbieter an; RUNOS bekommt dafür ein Zugriffstoken und ein Erneuerungstoken und erneuert den Zugriff danach selbst. Ein Passwort speichert RUNOS dabei nicht. So arbeiten Microsoft 365, Outlook.com und Google (Gmail). Wie Sie einen Konnektor anlegen, steht unter None.

Anmelden: Bei Authorization Code klicken Sie auf Im Browser anmelden. RUNOS öffnet die Anmeldeseite des Anbieters und wartet an der Redirect URI (Standard http://localhost:5000/) auf die Rückmeldung. Danach sind Access- und Refresh-Token gespeichert.

Erneuern: RUNOS erneuert das Token automatisch, wenn ein Workflow den Konnektor verwendet und das Token in weniger als einer Minute abläuft. Mit Token erneuern fordern Sie sofort ein neues an. Lässt sich das Token nicht mehr erneuern (Passwort geändert, Zugriff widerrufen), zeigt der Status Token abgelaufen; melden Sie sich dann erneut an.

Im Workflow nutzen Sie das Zugriffstoken:

"AuthType": "Bearer",
"AuthToken": "{{connector.<Name>.AccessToken}}"

Die Aktion Outlook365 bekommt nur den Namen des Konnektors ("Connector": "OutlookMail") und kümmert sich selbst um die Anmeldung.

Microsoft 365, Benutzer meldet sich an. Vorlage Microsoft Outlook Mail, Name OutlookMail, Im Browser anmelden. Danach die eigenen Kalendereinträge der nächsten Tage lesen (dafür in den Scopes Calendars.Read ergänzen und erneut anmelden):

{
  "Type": "HttpRequest",
  "Name": "Termine",
  "Parameters": {
    "Url": "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/events?$select=subject,start,end&$top=20",
    "AuthType": "Bearer",
    "AuthToken": "{{connector.OutlookMail.AccessToken}}",
    "AutoPagination": true
  }
}

Dienstkonto mit Client Credentials. Vorlage Azure Service Principal: In Microsoft Entra eine App registrieren, Anwendungsberechtigungen (z. B. User.Read.All) erteilen und mit Administratorzustimmung bestätigen; Client ID, Client Secret und im Token endpoint die Mandanten-ID eintragen. Scope https://graph.microsoft.com/.default.

{
  "Type": "HttpRequest",
  "Name": "Benutzer",
  "Parameters": {
    "Url": "https://graph.microsoft.com/v1.0/users?$select=displayName,mail",
    "AuthType": "Bearer",
    "AuthToken": "{{connector.Entra.AccessToken}}",
    "AutoPagination": true
  }
}

Mit Client Credentials gibt es kein me; Sie sprechen Benutzer und Postfächer über ihre Adresse an, z. B. /users/info@example.com/messages.

Viele Programme, etwa ein ERP oder eine Warenwirtschaft, können Belege nur drucken. RUNOS arbeitet aber mit Dateien in einem Ordner. Die Brücke ist ein PDF-Drucker: Er erscheint in jedem Programm als normaler Drucker, schreibt aber ein PDF in einen Ordner. Diesen Ordner überwacht ein File-Trigger.

RUNOS verwendet dafür den kostenlosen PDF24 Creator. Sie richten ihn einmal ein; danach landet jeder Druck auf diesem Drucker ohne Rückfrage als PDF im Ordner, und RUNOS verarbeitet ihn.

ERP: Drucken auf „RUNOS“ ──▶ PDF24 speichert C:\RUNOS\Rechnungen\2026-10-08 14-05-09 Rechnung.pdf ──▶ File-Trigger ──▶ Workflow

Laden Sie den PDF24 Creator von tools.pdf24.org herunter und installieren Sie ihn. Dabei wird der Drucker PDF24 angelegt.

Öffnen Sie die PDF24 Toolbox und darin die Einstellungen, Bereich PDF-Drucker.

Klicken Sie oben neben der Druckerauswahl auf + und legen Sie einen zweiten PDF-Drucker an, zum Beispiel mit dem Namen RUNOS. So bleibt der normale Drucker PDF24 unverändert, und nur Drucke auf RUNOS gehen an den Workflow. Wählen Sie oben den neuen Drucker aus, bevor Sie weitermachen.

So sollen die Einstellungen aussehen (englische Oberfläche):

Die Platzhalter im Dateinamen: %Y Jahr, %m Monat, %d Tag, %H Stunde, %M Minute, %S Sekunde, $fileName Name des Dokuments, den das druckende Programm übergibt. Speichern Sie die Einstellungen.

Der Pool des File-Triggers ist das Ausgabeverzeichnis aus Schritt 4, der Filter *.pdf:

"Trigger": {
  "Type": "File",
  "Name": "Rechnungsdruck",
  "Parameters": {
    "Pool": "C:\\RUNOS\\Rechnungen",
    "Filter": "*.pdf",
    "CronExpression": "0/10 * * * * ?"
  }
}

Der File-Trigger wartet, bis PDF24 die Datei vollständig geschrieben hat, und verschiebt sie dann in seinen Spooler. Der Ordner bleibt so leer, und PDF24 kann jederzeit weiter hineinschreiben.

1. Wählen Sie im ERP (bzw. im Programm, aus dem gedruckt wird) den Drucker RUNOS, zum Beispiel für das Rechnungsformular.
2. Öffnen Sie den Workflow in RUNOS und klicken Sie auf Lauschen.
3. Drucken Sie einen Beleg. Nach wenigen Sekunden erscheint im Protokoll TriggerFired mit dem Dateinamen und, wenn vorhanden, den gefundenen Skriptblöcken.

Wie Sie daraus eine geprüfte XRechnung machen, zeigt das XRechnung-Beispiel.